Risorse umane dello studio dentistico: croce o delizia?

Le risorse umane possono essere il vero punto di forza competitiva o l’elemento debole del business. La scelta della persona giusta per un determinato ruolo è un processo impegnativo, che richiede attenzione e cura.

Il settore dentale può avere diverse dimensioni, dipende dai riuniti e dai professionisti presenti, dagli orari di apertura e dagli standard di qualità decisi dall’organizzazione. E’ in base a questi elementi che si calcola il fabbisogno di risorse umane. 

Scegliere la persona “giusta” è impegnativo, vale per la scelta dei collaboratori e per la scelta dei ruoli amministrativi e ausiliari.

Adesso il processo di selezione degli ausiliari  è agevolato perché il punto di partenza per tutti è l’attestato di ASO. Ogni candidato, quindi, dovrebbe sapere quali sono i 4 processi caratterizzanti il ruolo di ASO, dovrebbe conoscere il lessico specifico, conoscere le principali attività e i comportamenti attesi nel ruolo. 

Nell’ente accreditato in cui sono docente per il corso ASO mi occupo dell’orientamento al ruolo e di negoziazione e gestione delle criticità. Sono poche ore rispetto al monte ore complessivo ma, come dico sempre all’inizio delle lezioni, “sono convinta che le mie poche ore siano fondamentali, perché consentono di capire esattamente cosa deve fare un ASO, cosa deve conoscere un ‘ASO e soprattutto quali sono i comportamenti attesi nel suo ruolo”. La mia missione, quando sono in aula, è trasmettere la passione ed il rispetto che ho per il comparto dentale e quanto sia importante approcciare correttamente il ruolo e adottare comportamenti professionali. 

Il curriculum di un candidato racconta uno spaccato di vita, da lì si evincono le informazioni di base quali l’indirizzo di studio, l’evoluzione delle conoscenze apprese, le esperienze di lavoro, alcune note personali. 

La selezione del candidato

Ci sono diversi fattori che concorrono alla selezione di un candidato:

1. lo stato di emergenza. Se è urgente inserire un elemento affinché  scarichi la squadra, perché il rischio è di perdere gli elementi più validi, la scelta può essere guidata dal criterio della disponibilità immediata e nel colloquio di selezione è opportuno focalizzarsi su 3 aspetti: 

• l’orario giusto che consenta lo scarico delle figure chiave del team,
• l’affiancamento del nuovo arrivato da parte della persona caratterialmente più adattabile e competente
• gli obiettivi di performance precisi, inequivocabili, condivisi. 

1. Revisione dell’organigramma. Se è in corso una riorganizzazione dei ruoli per avanzamenti di carriera con maggiori responsabilità e autonomia, può essere necessario inserire un nuovo membro nel team,  che abbia relativa autonomia operativa, una persona con un minimo di esperienza che possa in 3 mesi diventare autonoma nei compiti di base in modo da lasciare che i colleghi si dedichino ai nuovi compiti e/o alle maggiori responsabilità.
2. Ampliamento dell’organigramma e sviluppo del potenziale. Se si inseriscono nuovi collaboratori si rende necessario inserire nuovi ausiliari. Se il collaboratore è esperto nella sua branca elettiva può essere più utile affiancare un ASO esperto nella stessa branca, per dare massima efficacia alla coppia di lavoro, ma è anche possibile affiancare un ausiliario con poca esperienza ma appassionato e desideroso di imparare per dargli l’opportunità di sviluppare rapidamente il suo potenziale. 

Le organizzazioni più grandi di solito si avvalgono di HR Manager, mentre le organizzazioni più piccole gestiscono il processo di ricerca e selezione internamente. 

Suggerimenti per chi si occupa direttamente di selezione e ricerca del personale

1. Definite con chiarezza ruolo, compiti e responsabilità che si intende affidare al nuovo membro del team. 
2. Definite con chiarezza l’orario di lavoro, il contratto che applicherete, il livello contrattuale, il periodo di prova, la remunerazione. 
3. Sospendete qualsiasi forma di giudizio, ponetevi nei confronti del candidato con accettazione e sincera curiosità. Nessun pregiudizio e nessun giudizio sulla persona, solo una specifica attenzione alle esperienze professionali ed ai comportamenti di ruolo. 
4. Accogliete il candidato puntualmente e in un ambiente ordinato. Presentatevi con nome e ruolo, scegliete lo stile di comunicazione che rispecchia i valori dell’organizzazione che rappresentate. 
5. Partire dalle informazioni del CV e offrite al candidato la possibilità di arricchire il suo spaccato di vita professionale con ulteriori informazioni. 
6. L’obiettivo del colloquio di selezione è capire se la persona che avete davanti ha o può avere valori comuni a quella dell’organizzazione, il livello di competenza che ha acquisito, qual è la motivazione che l’ha portata nel settore odontoiatrico, cosa le piace di più e cosa le piace di meno, qual è il livello di consapevolezza personale raggiunto, quali ritiene siano i suoi punti di forza e quali i punti di miglioramento, nonché le sue ambizioni.
7. Chiedete quali sono i vincoli esistenti: distanza dal luogo di lavoro, mobilità, vincoli personali (in caso di hobby e/o sport che possono richiedere un impegno specifico) e/o familiari (persone da accudire) ed economici, se immagina una carriera, se l’apprendimento di nuove conoscenze la attrae o la spaventa oppure se è soddisfatto così, se il livello attuale di competenza è il livello che desidera mantenere, se preferisce avere tutto sotto controllo e limitare i cambiamenti o se è il cambiamento e l’evoluzione l’elemento motivazionale. 

Queste informazioni servono solo a rilevare come la personalità si esprime e si adatta al ruolo.

Al termine del colloquio valuterete: puntualità, cura di sé, abilità relazionali, doti comunicative, entusiasmo comunicato, competenze tecniche, esperienze specifiche, livello di maturità, esigenze o vincoli, criticità visibili relativamente al ruolo, criticità comunicate e dovrete valutare complessivamente il colloquio: eccellente, al di sopra della media, coerente con i requisiti richiesti nell’annuncio, indicato per altre posizioni o inaccettabile, ricordandosi che si sta valutando il ruolo e non la persona. 

Affiancamento e tutoraggio: chi ben comincia è già a metà dell’opera

Il tutor ha un ruolo  fondamentale per il neoassunto. Il tutor deve essere una persona che interpreta al meglio i valori dell’organizzazione, deve avere esperienza e consapevolezza del suo ruolo di tutor e buone doti comunicative. Deve saper trasmettere il livello di qualità che l’organizzazione esige, supportare il nuovo arrivato, dimostrare le consuetudini dei processi e affidare incarichi lasciando sempre più autonomia progressivamente in base all’esperienza del candidato. Deve affidare incarichi e controllare, correggere dove necessario, ridare l’incarico e tornare a verificare per comprendere com’è la curva di apprendimento, se basta dire le cose una volta o se è necessario ripetere due volte.

Il periodo di prova deve avere obiettivi specifici e concordati e la valutazione deve essere quanto più oggettiva possibile. Ci vogliono da 3 mesi a 1 anno per allineare un nuovo membro di un team: 3 mesi per operatori tecnicamente competenti ed esperti, 1 anno per quelli privi di esperienza. 

Dopo il primo anno possono iniziare obiettivi comuni, gratificazioni di team o individuali, per consolidare le relazioni e rafforzare la coesione.