Molti studi odontoiatrici funzionano:
- agenda piena
- pazienti soddisfatti
- fatturato stabile
- collaboratori fidelizzati e competenti
- personale ausiliario affidabile
- amministrazione strutturata
Tutto sembra sotto controllo. Eppure molti di questi studi non reggerebbero a una verifica.
Il falso indicatore di sicurezza: “funziona”
Nel contesto sanitario, il funzionamento operativo viene spesso confuso con la sicurezza organizzativa. Ma sono due piani distinti. Funzionare significa erogare prestazioni. Essere sotto controllo significa poter dimostrare come vengono erogate.
Uno studio può lavorare bene, produrre risultati e avere pazienti soddisfatti. E allo stesso tempo:
- non avere processi formalizzati
- non avere tracciabilità
- non avere un sistema di controllo
In queste condizioni, il rischio non è assente. È semplicemente invisibile.
Quando il sistema viene messo alla prova
Il sistema organizzativo emerge nel momento in cui viene interrogato. Ed è in quel momento che si misura la sua reale tenuta.
- Richiesta documentale (Art. 4 Legge Gelli)
Un paziente richiede la propria documentazione sanitaria. La legge impone tempi precisi e capacità di risposta. In quella fase viene valutato:
- se la documentazione è completa… e si scopre che non esiste un diario clinico strutturato, ma solo una sequenza di “eseguiti” nel gestionale, priva di criteri formalizzati di gestione
- se è coerente… ed emerge che le prestazioni erogate non corrispondono al preventivo accettato, con modifiche non tracciate in modo trasparente
- se è disponibile… e risultano mancanti fotografie cliniche, radiografie o consensi informati aggiornati e coerenti
- se è organizzata… e si evidenzia che il team non è consapevole degli obblighi previsti dalla normativa
E soprattutto viene valutato se esiste un sistema in grado di rendere la documentazione clinica e amministrativa accessibile, coerente e tracciabile.
- Evento avverso.
Un caso piu’ frequente di quanto si pensi: viene prescritto un farmaco a un paziente che aveva segnalato una allergia.
In questi casi non viene analizzato solo l’errore. Viene analizzato il sistema.
In particolare:
- esisteva una raccolta anamnestica strutturata?
- l’informazione era tracciata o affidata al colloquio?
- era accessibile a chi prescriveva?
- era evidenziata come informazione critica?
- esisteva una procedura per la prescrizione farmacologica?
La domanda non è solo clinica. È giuridica:
- si tratta di negligenza, imprudenza o imperizia
- oppure di una carenza del sistema?
Se il sistema non è coerente:
- la responsabilità non è solo individuale
- ma organizzativa
La struttura deve dimostrare di aver predisposto un sistema idoneo.
- Cambiamento del team.
Un membro storico lascia lo studio.
Non esiste una procedura di offboarding.
Accade che:
- i pazienti perdono il riferimento senza una comunicazione strutturata
- non avviene un passaggio di consegne formalizzato
- le informazioni restano nella disponibilità del singolo
- i dati non vengono sistematizzati
- il passaggio di consegne è incompleto
Il sistema, che funzionava per abitudine e conoscenze implicite, si destabilizza. Ciò che sembrava organizzazione si rivela dipendente dalle persone.
- Verifica dell’Azienda Sanitaria.
Arriva un controllo.
Viene richiesto:
- fascicolo tecnico dei dispositivi medici su misura
- dichiarazioni di conformità
- procedure di gestione rifiuti
- protocolli di sanificazione
La verifica è sostanziale. Non si controlla la presenza dei documenti, ma l’esistenza di un sistema.
E spesso emerge che:
- il Direttore Sanitario non presidia pienamente il proprio ruolo
- i processi non sono governati
- le procedure sono obsolete e standardizzate
- la documentazione è ferma all’autorizzazione sanitaria
- i consensi informati sono incoerenti o non applicati
- la catena decisionale non è definita
Alla domanda: “Perché fate così?” la risposta è:
“Non sapevamo fosse necessario” e “Abbiamo sempre fatto così”.
- Urgenza organizzativa o contenzioso.
Quando si verifica un’urgenza o un contenzioso:
- il sistema deve rispondere
- le decisioni devono essere ricostruibili
- le responsabilità devono essere dimostrabili
Se questo non accade il sistema non regge.
Il vero cambio di paradigma: la Legge Gelli
La Legge 8 marzo 2017 n. 24 introduce un passaggio chiave. Non è più sufficiente operare correttamente. È necessario dimostrare di aver operato all’interno di un sistema organizzato.
Si passa da:
- un modello burocratico statico (documenti prodotti e archiviati)
a:
- un modello organizzativo dinamico (processi governati, aggiornati e verificati)
Il punto critico: sistema percepito vs sistema reale
Molti studi percepiscono di essere organizzati ma non sono in grado di dimostrarlo, questa è la vera criticità. Non ciò che si fa. Ma ciò che si può dimostrare.
I segnali tipici degli studi “che funzionano ma non reggono”:
- decisioni basate sull’abitudine
- ruoli non formalizzati
- procedure non aggiornate o non applicate
- documentazione incoerente
- assenza di evidenze di controllo
- conoscenza distribuita ma non strutturata
Il ruolo del Direttore Sanitario
Il Direttore Sanitario non è il garante del funzionamento percepito. È il garante della tenuta del sistema.
Questo significa:
- presidiare l’organizzazione
- garantire la coerenza dei processi
- verificare l’applicazione delle procedure
- assicurare la tracciabilità
Uno studio che funziona ma non è governato espone direttamente il Direttore Sanitario.
Molti studi lavorano bene. Ma lavorare bene non basta. Il vero criterio non è “funziona”.
È “reggerebbe a una verifica?” La Legge Gelli ha introdotto un equilibrio nuovo.
Da un lato:
- tutela i professionisti da rivendicazioni non fondate, perché il danno deve essere dimostrato in sede tecnico-legale
Dall’altro:
- impone alle strutture un livello di organizzazione dimostrabile La responsabilità si sposta: dalla sola prestazione al sistema che la rende possibile.
E questo comporta un elemento centrale:
- l’onere della prova è della struttura
In caso di contestazione:
la struttura deve dimostrare, in tempi rapidi, di avere:
- un sistema organizzativo
- coerente
- aggiornato
- applicato
Non è sufficiente dichiararlo. È necessario dimostrarlo. Perché oggi la difendibilità non è clinica. È organizzativa e documentale.
La domanda, quindi, non è:“Il mio studio funziona?”
Ma:
“Se oggi venisse richiesta evidenza del mio sistema, sarei in grado di dimostrarla?”
Perché è in questa risposta che si misura il livello reale di sicurezza, responsabilità e sostenibilità di una struttura sanitaria.
Approfondisci sulla responsabilità sanitaria
Per approfondimenti sulla responsabilità sanitaria nello studio odontoiatrico leggi:
Legge Gelli e responsabilità sanitaria: i tre livelli di responsabilità organizzativa
Responsabilità sanitaria e difendibilità: perché la conformità normativa non basta più
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Struttura sanitaria: come attribuire le responsabilità
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