Ogni processo ha bisogno di un responsabile.
Ogni responsabile ha bisogno di un metodo.
Ogni metodo ha bisogno di una verifica.
Quando entro in uno studio odontoiatrico e inizio un’analisi organizzativa, una delle prime cose che osservo non è l’organigramma.
Ascolto come le persone descrivono il proprio ruolo.
Quasi sempre ricevo risposte come:
“Mi occupo della segreteria.”
“Assisto il dottore.”
“Gestisco gli appuntamenti.”
“Faccio gli ordini.”
Sono tutte attività.
Quasi nessuna descrive un ruolo.
Un ruolo professionale comprende conoscenze, competenze, comportamenti, responsabilità e aspettative. Comprende anche molte attività, ma non coincide con l’elenco delle cose da fare.
In un’organizzazione, un ruolo esiste perché qualcuno deve assumersi determinate responsabilità, svolgere attività coerenti con quelle responsabilità e contribuire al funzionamento complessivo del sistema.
Responsabili e addetti
Per questo, in ogni processo è necessario distinguere tra responsabili e addetti.
Il responsabile ha il compito di progettare, governare, verificare e migliorare il processo.
Gli addetti partecipano al processo, applicano le procedure o alcune fasi operative, segnalano criticità e contribuiscono al miglioramento.
Ma se nessuno verifica un processo, chi garantisce che continui a funzionare nel tempo?
Chi garantisce che lo standard di qualità venga mantenuto?
Chi assicura che il miglioramento continuo resti un processo attivo?
Un’organizzazione sanitaria non può basare il proprio livello di sicurezza solo sulla bussola morale delle persone.
Ha bisogno di responsabilità attribuite, processi leggibili e verifiche periodiche.
La verifica, se progettata correttamente, non serve a cercare l’errore, ma a comprendere come il sistema sta funzionando e dove può migliorare.
È un feedback sul sistema e sul lavoro delle persone.
È un modo per dire: il tuo lavoro è visto, ascoltato, misurato e riconosciuto.
Le attività descrivono ciò che facciamo.
Il ruolo chiarisce quali responsabilità assumiamo.
La verifica rende quel ruolo governabile nel tempo.
Per questo, nel primo giorno del Corso Office Manager, primo tassello del Metodo G.E.O.O., investiamo tempo ed energie sul principio del ruolo professionale.
Perché il Metodo G.E.O.O. nasce per trasformare un insieme di persone che lavorano insieme in un’organizzazione sanitaria capace di governare ruoli, processi, responsabilità e miglioramento continuo.
Corso Office Manager
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