Quali sono i ruoli in uno studio dentistico?
I ruoli di un team odontoiatrico sono definiti per legge: odontoiatra, igienista dentale, assistente di studio, personale amministrativo, operai addetti alle pulizie. Sono questi i ruoli che possono essere ingaggiati in un team odontoiatrico.
Se ci fosse un controllo da parte dell’ispettorato del lavoro i funzionari controllerebbero:
- le persone presenti e la coerenza con il LUL (Libro unico del Lavoro);
- i rapporti di lavoro in essere, verificando la coerenza del tipo di contratto applicato, la retribuzione percepita, la posizione INAIL e INPS,
- la documentazione aziendale relativa alla salute e sicurezza dei lavoratori,;
- farebbero un sopralluogo dei locali adibiti a luogo di lavoro verificando che manutenzione ordinaria, l’uso dei DPI, dei presidi di sicurezza (cassetta pronto soccorso, estintori) la regolarità della formazione e dell’addestramento dei lavoratori, nonché gli spogliatoi e gli spazi di ristoro siano adeguatamente gestiti
- verificherebbero attraverso colloqui condotti senza la presenza del datore di lavoro se vi sono discriminazioni o situazioni di mancanza di sicurezza.
Servizi odontoiatrici, la gestione è complessa!
I ruoli “clinici” sono definiti per legge: solo l’odontoiatra è autorizzato ad eseguire la diagnosi e i trattamenti odontoiatrici; solo l’igienista dentale è autorizzata a svolgere le attività di educazione prevenzione e trattamento delle patologie gengivali; solo l’assistente di studio è l’ausiliario autorizzato a svolgere le mansioni di accoglienza e assistenza al paziente, di allestimento delle sedute operative, di assistenza clinica all’odontoiatria e all’igienista, di riordino disinfezione e sterilizzazione, e di gestione del percorso amministrativo del paziente.
Per i ruoli di segreteria e di amministrazione e per il personale addetto alle pulizie si possono assumere persone con le più svariate competenze.
Chiarito il principio dei ruoli del team odontoiatrico, va detto che l’erogazione di servizi odontoiatrici è un’attività estremamente complessa da gestire, tant’è che a prescindere dalla dimensione dell’organizzazione si tende a suddividere in aree o comparti funzionali la mole di compiti da eseguire e tenere sotto controllo, usando il meccanismo della delega, affidando alle diverse persone la responsabilità o la partecipazione attiva alle diverse aree di lavoro.
Quali sono le principali divisioni funzionali dell’organizzazione odontoiatrica?
- Front Office
- Amministrazione, Management e controllo di gestione,
- IT
- Compliance normativa
- Risorse umane
- Approvvigionamento, e magazzino
- Laboratori odontotecnici
- Gestione del rischio
- Direzione, pubbliche relazioni e marketing
- Convenzioni Terzi paganti e assicurazioni,
- Clinica odontoiatrica
- Clinica igienisti
- Clinica ausiliari.
Per ognuna di queste divisioni funzionali è previsto un Responsabile e in base alla dimensione dell’organizzazione una serie di addetti. Più è grande la struttura, maggiore sarà il fabbisogno di risorse umane, e l’obiettivo dovrebbe essere quello di creare delle squadre di lavoro ad alta efficienza.
Il risultato di quanto sopra è che ci saranno ruoli con rispettive funzioni, ovvero:
- Un odontoiatra (ruolo) con la funzione di responsabile della direzione dell’organizzazione e potrebbe anche essere il responsabile del team odontoiatrico per gli aspetti clinici (coordinamento dei piani di trattamento, raccolta proposte nuovi materiali e tecnologie, proposte di nuovi flussi di lavoro ecc.).
- Un igienista (ruolo) con la funzione di responsabile del team degli igienisti o del suo settore specifico per gli aspetti clinici (nuovi approcci, nuovi prodotti e materiali, nuovi studi, protocolli clinici, profilassi antibiotiche ecc).
- Un Assistente Studio Odontoiatrico o ASO (ruolo) con funzione di responsabile del front office (l’Aso nel suo ruolo può occuparsi di mansioni di segreteria e amministrazione, ma un amministrativo o segretaria non potrà mai occuparsi di assistenza ai pazienti ed al medico in assenza di qualifica professionale) oppure funzione di responsabile degli ausiliari per il coordinamento delle attività ausiliarie, oppure responsabile del magazzino, oppure responsabile dei laboratori, oppure responsabile delle pubbliche relazioni.
- Un amministrativo (ruolo) potrà avere la funzione di responsabile dell’amministrazione, di responsabile del front office, di responsabile del marketing, degli approvvigionamenti, del controllo di gestione ecc…
Più sarà grande la struttura, più ci saranno grandi flussi di pazienti, più sarà necessario aumentare il numero dei membri del team e più sarà necessario adottare un modello organizzato, che identifichi con chiarezza i ruoli, le mansioni e le funzioni.
Quali sono i ruoli non formalmente riconosciuti che fanno parte del team odontoiatrico?
Il coordinatore dei trattamenti (Treatment coordinator): è la persona che affianca l’odontoiatra durante la presentazione della diagnosi e delle proposte di cura. Il suo compito è quello di accompagnare il paziente nella fase di scelta e accettazione della proposta di cura, accogliendo le eventuali richieste, fornendo le informazioni necessarie, occupandosi del flusso dei documenti amministrativi (accettazione preventivo e piano di pagamento, consensi informati, rapporti con le assicurazioni, coordinamento e avvio dei primi appuntamenti del piano di cura), monitorando lo stato di accettazione e di avanzamento dei lavori, verificando la fase di chiusura e di mantenimento.
L’Office Manager: è la persona che coordina tutte le divisioni funzionali dell’organizzazione. Espressione dei valori aziendali, crea le condizioni di lavoro affinché gli obiettivi prefissati possano essere raggiunti, alloca le risorse disponibili, insieme alla direzione definisce l’indice delle priorità. E la figura a cui fare riferimento per tutte le condizioni di criticità che si presentano, misura i progressi e adatta energie e risorse in base alle necessità.
Una peculiarità del settore odontoiatrico è che, anche se la struttura è piccola (2 riuniti) e il team è ristretto (1 odontoiatria + 1 ASO + 1 igienista) esistono comunque tutte quelle divisioni funzionali che vanno presidiate e i cui compiti vanno svolti.
Il ruolo del Dental Office Manager è indispensabile per i titolari di struttura odontoiatrica.
A prescindere che esercitino l’attività come liberi professionisti o come soci con il ruolo di direttore sanitario, è l’Office Manager il ruolo nel quale devono investire quanto prima per la formazione dei loro collaboratori, mentre le grandi organizzazioni devono formare il Team di office management perché in caso di strutture con più di 10 riuniti o con più sedi diventa fondamentale avvalersi di persone formate con lo stesso approccio, competenti e responsabili che possano accrescere il valore dell’organizzazione.
Corso per Office Manager di Strutture Odontoiatriche – Roma 13/14 ottobre e 10/11 novembre.
L’obiettivo del corso di Dental Office Manager è di fornire ai partecipanti le conoscenze necessarie per gestire il ruolo o la funzione di Office Manager e la visione completa degli adempimenti che impattano sull’attività clinica dei professionisti e degli operatori sanitari.
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