Analisi dei costi dello studio odontoiatrico: il modello per non navigare a vista

Analisi dei costi dello studio odontoiatrico: perché conoscere i costi è vitale 

In un mercato sempre più competitivo, dominato da dinamiche di prezzo e promozioni aggressive, la vera leva di sostenibilità per uno studio odontoiatrico non è il listino, ma la conoscenza esatta dei costi di produzione.
Sapere quanto costa davvero erogare una prestazione è oggi un atto manageriale imprescindibile.

Molti titolari, pur disponendo di dati annuali su costi generali e marginalità lorda complessiva, non dispongono ancora di un sistema strutturato che consenta di analizzare la marginalità delle singole prestazioni, distinguendo con precisione tra attività ad alta e bassa redditività e l’impatto che le prestazioni a bassa marginalità hanno sulla redditività complessiva dello studio.

Il limite dei dati aggregati

Il passaggio che fa la differenza è dal dato aggregato alla gestione consapevole.

• Valutare il reale contributo dei collaboratori non può limitarsi all’applicazione di una percentuale sul prezzo della prestazione: è necessario considerare il tempo impiegato, la complessità tecnica dell’attività svolta e il valore economico generato per lo studio. Ma oltre al dato economico, esiste un contributo immateriale altrettanto cruciale: un collaboratore affidabile è spesso un presidio fiduciario per il paziente, capace di sostituirsi al titolare nella relazione terapeutica senza compromettere la continuità e la percezione di qualità. La capacità di mantenere e alimentare la fiducia del paziente, offrendo coerenza nei comportamenti clinici e organizzativi, rappresenta un asset strategico invisibile ma fondamentale, che contribuisce in modo determinante alla reputazione e alla fidelizzazione dello studio.
• Anche la definizione del pricing richiede una visione più sofisticata, che tenga conto non solo dei costi di produzione, ma anche del posizionamento qualitativo dei servizi e del contesto competitivo.
• Solo un modello integrato di analisi dei costi consente scelte strategiche fondate su dati realistici e aggiornati, migliorando la redditività complessiva senza compromettere la qualità né l’equilibrio interno.

Un modello in tre fasi per costruire il controllo

La costruzione di un sistema affidabile di analisi dei costi non si improvvisa. Richiede dati, metodo, cultura.
Per questo, propongo un percorso triennale, articolato come segue:

1. Anno 1 – Modellazione e implementazione
   Raccolta dati contabili, clinici e organizzativi; definizione del listino tempario; calcolo dei costi diretti e indiretti; creazione di una matrice branca/prestazione con marginalità.
   Il modello è interamente elaborato e validato dal consulente.
2. Anno 2 – Affiancamento e formazione
   Lo studio, con risorse interne formate, inizia a gestire in autonomia la raccolta e l’elaborazione dei dati. Il consulente interviene come supervisore.
3. Anno 3 – Autonomia gestionale con controllo di qualità esterno
   Lo studio produce il proprio report economico annuale in autonomia, con una revisione finale dell’output da parte del consulente.

Questo modello rende lo studio indipendente, ma su una base metodologicamente solida, fiscalmente compatibile e utile anche in ottica gestionale, bancaria e strategica.

Dati fiscali e controllo di gestione: due strumenti complementari

L’analisi dei costi può essere integrata con i dati del bilancio, valorizzando le informazioni in ottica:

• di controllo di congruità fiscale (ISA, costi percentuali);
• di valutazione economico-patrimoniale (cessione, ingresso soci, finanziamenti);
• di supporto alla pianificazione fiscale e degli investimenti.

A differenza di un’analisi contabile “a posteriori”, questo modello nasce come strumento decisionale, in grado di:

• impostare politiche retributive coerenti;
• guidare la revisione organizzativa;
• sostenere scelte di sviluppo su base oggettiva.

Leggere i numeri con lucidità

I dati fiscali e il controllo di gestione sono due prospettive complementari per governare l’impresa.
I primi sono indispensabili per rappresentare l’equilibrio economico-patrimoniale dell’attività, ma non bastano per prendere decisioni strategiche.

Per orientare lo studio verso obiettivi concreti e realistici è necessario integrare l’analisi fiscale con un sistema di analisi dei costi di produzione, capace di stimare:

• gli obiettivi di fatturato per branca o tipologia;
• la marginalità attesa per area operativa;
• la sostenibilità dei compensi ai collaboratori;
• il punto di equilibrio tra costi fissi e variabili.

L’approccio più solido è quello che confronta i dati previsionali con quelli consuntivi, migliorando progressivamente l’affidabilità delle scelte.

Ma nessun dato ha valore se non viene interpretato correttamente. Per questo, titolari e manager devono sviluppare competenze di lettura oggettiva e contestualizzata, evitando bias soggettivi, autoreferenzialità o modelli “secondo me”.

Come ricorda Peter Drucker: “What gets measured gets managed.”

Ma misurare non basta: è l’interpretazione corretta che trasforma i dati in decisioni.

E, come scrivono Kaplan & Norton (The Balanced Scorecard, 1996): “Misurare non basta, serve interpretare con coerenza strategica.”

Un sistema di controllo evoluto non serve solo a sapere quanto si è guadagnato, ma a prevedere quanto si potrà guadagnare, con quali condizioni operative, fiscali e organizzative.

L’analisi dei costi non è un lusso per grandi studi: è una competenza manageriale essenziale per ogni studio che voglia prosperare nel tempo.
Investire oggi in un modello serio, calibrato e replicabile significa mettere basi solide per la crescita futura.

Come iniziare a costruire il tuo sistema di controllo

Il sistema di analisi dei costi di produzione non è un’opzione, ma una leva per guidare con consapevolezza la tua struttura.

• Nel secondo modulo del corso per Office Manager di strutture odontoiatriche approfondiamo proprio questo tema: illustro i passi strategici per costruire un sistema efficace, sostenibile e replicabile.

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• Se invece desideri introdurre un sistema di analisi dei costi personalizzato per il tuo studio, puoi richiedere una valutazione strategica iniziale: ti guiderò nella definizione del percorso più adatto alla tua realtà.

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