Governare uno Studio dentistico significa conoscere i numeri… mentre accadono!
Per questo il bilancio provvisorio trimestrale è uno strumento imprescindibile per orientare le decisioni e garantire equilibrio gestionale.
Per prendere decisioni efficaci serve disporre di dati aggiornati, non di consuntivi annuali già superati dagli eventi. Lo strumento che rende possibile questa tempestività è il bilancio provvisorio trimestrale.
Il bilancio provvisorio è un termometro
Alcuni studi odontoiatrici si limitano a conoscere i risultati economici solo a bilancio chiuso, spesso con mesi di ritardo rispetto alla realtà gestionale.
Questo approccio “retrospettivo” impedisce di correggere le derive in tempo utile e trasforma il controllo di gestione in una mera fotografia del passato.
Il bilancio provvisorio trimestrale, invece, è un termometro gestionale: misura l’andamento economico in corso d’anno, evidenzia scostamenti e permette di intervenire su costi, produttività, margini e investimenti in modo mirato e tempestivo.
Le tre tappe fondamentali dell’anno gestionale
Per un controllo efficace, è utile definire tre momenti di verifica fissi:
- Aprile: primo consuntivo operativo. Permette di confrontare i risultati del primo trimestre con il budget iniziale e di verificare se la programmazione di inizio anno sta dando i frutti attesi. Se si è dato seguito agli investimenti previsti, se si intravedono i risultati previsti.
- Luglio: seconda verifica, cruciale per correggere la rotta prima della pausa estiva. È il momento ideale per decidere eventuali azioni correttive su investimenti di personale necessari, eventuali acquisti e strategie di marketing.
- Novembre: analisi pre-consuntiva, fondamentale per chiudere l’anno con equilibrio e pianificare gli obiettivi del nuovo esercizio. È qui che il bilancio provvisorio diventa la base per il budget dell’anno successivo.
Dati economici, non solo contabili
Il bilancio provvisorio non deve essere inteso come una semplice sintesi fiscale dei ricavi e dei costi sostenuti, ma come un documento gestionale evoluto, capace di offrire una fotografia aggiornata della solidità economica, patrimoniale e finanziaria dello Studio.
Accanto ai dati di conto economico, è fondamentale che il commercialista o il consulente gestionale curi anche una lettura patrimoniale e finanziaria del bilancio, finalizzata a comprendere:
- Previsioni di incasso e di investimento in corso, per valutare la sostenibilità dei flussi di cassa nel medio periodo;
- Analisi delle formule di acquisto più vantaggiose, in relazione a forniture, leasing, noleggi operativi o accordi di fornitura ricorrenti;
- Analisi degli aspetti finanziari (liquidità disponibile, indebitamento, esposizione bancaria, affidamenti utilizzati e residui);
- Verifica di eventuali necessità di finanziamento o rinegoziazione dei debiti esistenti, per migliorare la struttura finanziaria dello Studio e preservare la liquidità operativa;
- Analisi dello stato patrimoniale, con particolare attenzione a:
- Crediti verso pazienti o assicurazioni (valutandone l’effettiva esigibilità e i tempi medi di incasso);
- Rimanenze di magazzino (materiali, impianti, componenti) per evitare immobilizzi eccessivi di capitale;
- Beni strumentali e cespiti: verifica dell’utilizzo reale delle attrezzature, eliminazione o dismissione dei beni obsoleti o non più funzionali;
- Aggiornamento dei valori di ammortamento in base a eventuali nuove acquisizioni o dismissioni;
- Equilibrio tra capitale proprio e debito, per mantenere un livello di solidità patrimoniale coerente con il volume d’attività e gli obiettivi di crescita.
Il commercialista può fornire in questa fase un supporto prezioso non solo nella lettura tecnica dei dati, ma anche nel consigliare azioni correttive utili a migliorare l’efficienza patrimoniale dello Studio, ad esempio:
- suggerendo la rinegoziazione di linee di credito o leasing con condizioni più favorevoli;
- valutando l’opportunità di dismettere beni non più utilizzati per ridurre costi di manutenzione e liberare risorse;
- evidenziando la possibilità di capitalizzare utili o di distribuire dividendi in modo sostenibile;
- segnalando eventuali squilibri strutturali tra costi fissi e volumi produttivi.
Un bilancio provvisorio costruito con questa prospettiva diventa uno strumento di diagnosi economico-finanziaria, capace di anticipare i problemi e di guidare le decisioni strategiche — esattamente come il check-up periodico serve a prevenire le patologie, piuttosto che a curarle a danno avvenuto.
Troppo spesso, i professionisti comunicano al commercialista le scelte di acquisto solo a decisione già presa, indicando l’importo e la modalità di pagamento come fatti compiuti.
In questo modo si riduce drasticamente il potenziale di analisi strategica che il consulente potrebbe offrire nella fase preventiva — valutando alternative di finanziamento, impatto fiscale, sostenibilità dell’investimento e opportunità di pianificazione patrimoniale.
Bilancio per cassa e bilancio per competenza: due logiche diverse
La lettura dei dati economici cambia radicalmente a seconda del tipo di contabilità adottata.
Nel settore odontoiatrico, la maggior parte dei liberi professionisti e degli studi associati utilizza una contabilità per cassa, mentre le società (Srl, Stp, Srls) operano in contabilità per competenza.
Contabilità per cassa:
- rileva i ricavi nel momento in cui vengono incassati e i costi quando vengono pagati.
- il “fatturato” coincide con le fatture emesse e incassate nel periodo di riferimento.
- è una visione “finanziaria” dell’attività, utile per monitorare la liquidità, ma parziale nel descrivere la reale redditività gestionale.
- non distingue tra prestazioni già eseguite e prestazioni future, né tra costi maturati e costi anticipati.
Contabilità per competenza:
- registra ricavi e costi nel periodo in cui sono maturati, indipendentemente dal momento dell’incasso o del pagamento.
- il fatturato di competenza riflette le prestazioni effettivamente eseguite nell’anno, anche se non ancora incassate.
- allo stesso modo, i costi vengono imputati all’esercizio in cui il bene o il servizio è stato utilizzato.
In questa logica:
- una parte del fatturato emesso può essere stornata se riferita a lavori completati nell’anno precedente (ad esempio, acconti su trattamenti iniziati a dicembre ma conclusi a gennaio);
- una parte del fatturato incassato può non essere di competenza se si riferisce a prestazioni non ancora eseguite (ad esempio, anticipi per piani di cura futuri);
- viceversa, prestazioni già erogate ma non ancora fatturate devono essere contabilizzate come ricavi di competenza.
Questo approccio consente una visione più fedele dell’andamento economico reale, ma richiede una maggiore integrazione tra area clinica e area amministrativa, affinché le informazioni sui trattamenti eseguiti, sospesi o futuri siano tracciate con precisione.
È importante ricordare che la lettura di un bilancio per competenza non può essere condotta con la stessa logica di un bilancio per cassa, limitandosi a osservare l’esito numerico dei dati.
Una tale interpretazione sarebbe altamente fuorviante, perché nella contabilità per competenza molti valori vengono scorporati, rinviati o rettificati ai fini fiscali.
È quindi indispensabile che la lettura del bilancio per competenza sia integrata da tutte le informazioni gestionali che consentono di ricomporre il quadro complessivo: lavori in corso, ratei, risconti, acconti non ancora maturati e fatture da emettere o da ricevere.
Solo in questo modo si ottiene una visione realmente completa e coerente dell’andamento economico, capace di supportare decisioni consapevoli e strategie finanziarie equilibrate.
In estrema sintesi si può dire che:
- Il bilancio per cassa misura la liquidità.
- Il bilancio per competenza misura la performance economica effettiva.
Per uno Studio che cresce e assume una dimensione imprenditoriale, passare da una visione “per cassa” a una gestione per competenza significa evolvere da una logica di sopravvivenza a una logica di direzione.
Il bilancio provvisorio come leva culturale
Introdurre questa pratica significa anche diffondere una mentalità economica nello Studio.
Ogni trimestre diventa un momento di confronto: con il titolare, con il Dental office manager, con i responsabili di area.
Non è un adempimento contabile, ma un esercizio di consapevolezza imprenditoriale, che allinea la visione clinica e quella gestionale.
La visione d’insieme per una responsabilità condivisa
Un bilancio provvisorio ha valore solo se viene letto in chiave sistemica, perché nessun dato è fine a sé stesso.
La vera maturità organizzativa nasce quando ogni ruolo — clinico, amministrativo, gestionale — comprende di concorrere alla marginalità complessiva che garantisce la sostenibilità dell’impresa o dell’attività professionale, mantenendo alto il livello di qualità e di servizio verso il paziente.
Ogni decisione, ogni risorsa, ogni ora di lavoro deve essere coerente con l’obiettivo comune: preservare valore e ridurre sprechi.
La lotta quotidiana non è tra reparti, ruoli o interessi, ma contro ogni forma di spreco economico, gestionale o organizzativo: tempi morti, materiali inutilizzati, prestazioni non pianificate, comunicazioni inefficaci.
La visione di insieme diventa così il vero fattore competitivo. Solo unendo le competenze cliniche alla consapevolezza gestionale si costruisce una struttura solida, sostenibile e capace di garantire qualità e benessere al paziente nel tempo.
Il successo economico di una clinica non dipende solo da quanto produce, ma da quanto sa leggere ciò che produce.
Avere un bilancio provvisorio aggiornato significa gestire con lucidità, correggere con tempestività e crescere con consapevolezza — insieme, nella stessa direzione.
Se desideri approfondire questi temi e sviluppare le competenze gestionali del tuo team, contattami per i prossimi corsi dedicati al ruolo di Office Manager in ambito odontoiatrico.
Un percorso pensato per trasformare l’organizzazione dello Studio in una vera leva di crescita
