Nel settore sanitario la quantità di norme che regolano l’attività clinica e organizzativa è in costante crescita. Privacy, sicurezza, protocolli, responsabilità professionale, adempimenti fiscali e societari: ogni norma non va solo “registrata”, ma compresa e applicata in modo sostanziale, non meramente burocratico.
La compliance oggi non si misura in faldoni di carte compilate: è la capacità di dimostrare che quelle carte rappresentano lo stato dell’arte dell’organizzazione.
Una legge dinamica, un’organizzazione dinamica
La legge evolve continuamente, e con essa devono evolvere i processi organizzativi. Per questo la compliance non può essere un “adempimento una tantum”:
- richiede audit annuali,
- verifiche periodiche sui processi,
- un sistema di controllo che coinvolge ogni operatore, dal clinico al personale amministrativo.
La Legge Gelli sottolinea con forza questo principio: la sicurezza delle cure è responsabilità di tutti. Ogni figura, nel proprio ruolo, deve contribuire a ridurre i rischi e garantire standard adeguati.
Le responsabilità nelle società sanitarie
Quando la struttura assume forma societaria, la compliance diventa ancora più stringente.
Le figure chiamate a rispondere del rispetto delle norme sono:
- i soci,
- l’amministratore delegato o il presidente del Consiglio di amministrazione,
- il direttore sanitario.
Sono ruoli di garanzia, che rispondono direttamente ai principi di sicurezza, qualità e organizzazione.
È tuttavia impensabile che soci, amministratori e direttore sanitario possano occuparsi in prima persona di tutti gli aspetti normativi: la complessità è troppo elevata.
Il ruolo del Comitato di Office Management
Per questo diventa cruciale costituire un comitato di office management, incaricato di:
- monitorare processi e adempimenti,
- mantenere aggiornata la documentazione normativa,
- presidiare le aree di rischio,
- segnalare alla direzione esclusivamente i punti centrali che necessitano di decisioni strategiche.
Avere sotto controllo i processi normativi significa avere un vero sistema di gestione del rischio:
- processi ad alto rischio presidiati e tracciati,
- formazione mirata alle persone giuste,
- risorse assegnate per raggiungere obiettivi concreti,
- procedure aggiornate e documentate,
- esame sistematico delle non conformità con azioni correttive e miglioramento continuo.
Compliance = sicurezza e crescita
Essere compliance non è un onere burocratico, ma un vantaggio competitivo:
- riduce i rischi clinici, legali e organizzativi,
- aumenta la fiducia dei pazienti e dei partner,
- consolida la reputazione dello studio,
- garantisce continuità e sostenibilità nel tempo.
La compliance non è un optional, è la condizione per esistere e crescere in un mercato sanitario sempre più complesso.
Un’organizzazione che dimostra nei fatti di essere sicura, controllata e aggiornata non solo è più protetta, ma è anche più forte.
La formazione come fondamento della compliance
Nessun sistema di compliance può funzionare senza persone capaci e competenti.
Per questo, è necessario investire nella formazione delle risorse umane, creando percorsi che portino dall’acquisizione delle conoscenze di base fino alla piena autonomia operativa.
Nel caso delle realtà medio-grandi (con più di cinque riuniti), la costruzione di un Comitato di Office Management richiede un vero e proprio progetto formativo.
Questo progetto deve essere disegnato a partire da alcune domande strategiche per la direzione:
- Quanto tempo può concedere annualmente alla supervisione del comitato?
- Quanto tempo deve dedicare in prima persona alla definizione del budget annuale, alla verifica periodica del controllo di gestione, al monitoraggio del bilancio provvisorio e alla valutazione degli obiettivi di business a medio termine?
La risposta a questi quesiti consente di stabilire il percorso formativo necessario, gli investimenti correlati e la timeline ottimale. L’obiettivo realistico è arrivare, in due o tre anni, ad avere un comitato di Office Management competente, autonomo, efficace ed efficiente.
Stabilità e tutela dell’investimento formativo
Perché la formazione diventi un vero asset e non un costo dispersivo, è consigliabile lavorare con patti di stabilità.
Questi accordi prevedono che il dipendente si impegni a rimanere nell’organizzazione per almeno tre anni dopo la formazione ricevuta, salvo dover restituire il 50% dell’investimento se decide di lasciare prima.
Un patto chiaro, che tutela lo studio e valorizza la crescita del collaboratore, creando un rapporto di fiducia e responsabilità reciproca.
Dalla teoria alla pratica: la formazione come garanzia di compliance
Il tema della compliance non è un capitolo accessorio, ma un pilastro gestionale.
Per questo, nel Corso per Office Manager una giornata intera è dedicata alla rassegna delle principali norme che impattano sull’organizzazione e che un Office Manager – degno di questo titolo – deve conoscere, comprendere e saper tradurre in processi quotidiani.
Alcune di queste norme, però, non riguardano solo la gestione interna, ma incidono direttamente sulla relazione di cura con il paziente.
Per questo motivo, anche nel Corso per Dental Case Manager spiego come questa figura deve essere formata sulla cornice normativa corretta: rappresentando i clinici davanti ai pazienti, deve sapersi muovere con sicurezza entro i limiti della legge e nel rispetto delle responsabilità professionali.
Solo così l’organizzazione può garantire che ogni ruolo, clinico o gestionale, contribuisca in modo coerente alla sicurezza delle cure e alla solidità della struttura.
Non esiste compliance senza competenze. E le competenze si costruiscono con formazione, tempo e responsabilità condivisa.
Se vuoi approfondire il tema della compliance e ti interessano i prossimi corsi, contattami.
