Selezione del personale, affidamento incarichi e misurazione degli obiettivi – Dentista manager

Selezione del personale affidamento incarichi e misurazione degli obiettivi.

Il momento delle selezioni del personale è di fatto uno stress. Se stai cercando un nuovo collaboratore sei comunque in una fase di cambiamento, ricercata o subita. Anche se il cambiamento lo stai cercando, la selezione del personale è un processo delicato.

Affrontarlo potendo contare su una procedura aiuta. La prima cosa da fare è parlare con il consulente del lavoro e sentire i pro e i contro dei diversi contratti possibili. Farsi fare delle simulazione di stipendio netto e di costo aziendale a seconda del contratto e il preventivo per la gestione del nuovo inserimento. Ogni contratto ha il suo periodo di prova ed è fondamentale conoscerlo.

Capito il numero di ore necessarie e capito qual è l’ambito che necessita di rinforzo e/o sostituzione, il ruolo che si intende affidare, la riflessione si sposta sulle competenze che si richiedono, sull’esperienza, sulle caratteristiche di personalità che si ritengono idonee al ruolo.

L’annuncio deve essere formulato in modo preciso: Studio…. cerca ruolo contratto……. Si richiede: esperienza nel settore di almeno … anni; oppure disponibilità ad imparare, “altra lingua” parlata e scritto, conoscenza pacchetto Office e/o MAC. Si richiede educazione, empatia, spirito di cooperazione. Se il ruolo è rilevante si suggerisce di specificare ambiti di responsabilità e possibilità di sviluppo.

L’intervista di selezione dura all’incirca 20-30 minuti. In quei 20 o 30 minuti avete l’opportunità di trovare un collaboratore o un potenziale paziente, quindi occhio alla comunicazione.

Decidete il luogo in cui si riceverete il candidato, la prima impressione è reciproca. Accogliete puntualmente la persona, il ritardo massimo consentito è di 10 minuti e per motivi di attività clinica. Presentatevi con il vostro titolo ruolo nome e cognome. Sono il dott. o la dott.ssa …… titolare dello studio, socia dello studio, amministratore, direttore sanitario di …

Informatevi se ha avuto difficoltà a trovarvi, se ha trovato posteggio vicino, se è venuta/o in autobus. Sono domande introduttive aperte, che servono per aprire la conversazione. Ringraziate per l’invio del curriculum, prendetelo in mano e leggete a voce alta alcuni passaggi. “Noto che Lei ha lavorato presso .. , com’è stata come esperienza di lavoro? “Ascoltate come si esprime, osservate la postura, l’espressività del volto, l’energia che trasmette.

Dite cosa state cercando: ripetete le caratteristiche dell’annuncio e aggiungete la motivazione che vi porta a cercare nuovo personale. “Il lavoro è aumentato ad un punto tale che la persona che se ne occupa ha bisogno di aiuto, oppure la persona che se occupa, ha chiesto una riduzione di orario, oppure si traferisce, oppure ha intenzione di fare un figlio, ecc.”

Illustrate le possibilità di crescita, proiettate la visione a medio lungo termine. Annunciate i vincoli: esempio: si lavora anche di sabato, lavoriamo su turni, abbiamo due sedi, le sarà chiesto di occuparsi anche di … e le opportunità: siamo un team organizzato, ci riuniamo permicamente per affrontare le problematiche del lavoro e per crescere insieme. Una volta all’anno facciamo un corso tutti insieme o ognuno fa un corso in relazione ai propri compiti, abbiamo un programma di tutoraggio e verifica interno, festeggiamo i compleanni le vacanze, il Natale. Andiamo in ferie a turni, decidiamo in base a queste priorità….

A questo punto approfondite le informazioni del curriculum. Fate domande precise: quali erano i compiti che le erano affidati in quel ruolo? Aveva un tutor o riferiva direttamente al titolare? Quali erano le sue responsabilità? Che orario faceva? Com’era organizzata la sua giornata? Come era la relazione con il team? Cosa ha determinato la cessazione del rapporto di lavoro?

Queste domande, rigorosamente aperte, hanno lo scopo di ascoltare come organizza la risposta. L’attenzione non va posta esclusivamente sul narrato, va posta su come si esprime organizza i concetti, sulla scelta dei termini.

Chiedete dove abita, dove è il suo domicilio, qual ‘è il tipo di tragitto che dovrebbe fare se fosse integrata nel team. Evitate l’associazione Abita vicino = ok, abita lontano= prima o poi ci lascia. Questi sono i requisiti dei team poco motivati e che andavano bene in altre epoche.
Un operatore motivato si alza volentieri presto per andare a fare un lavoro che gli piace, accetta disagi e distanze come effetti collaterali del piacere di lavorare in un certo team.

Posto che siete giunti a una conclusione, avvisate il team su chi avete selezionato e perché. Decidete chi si occuperà dell’accoglienza e chi sarà il tutor. Chiedete a tutti di osservare il nuovo assunto e di riferire tempestivamente situazioni anomale perché il periodo di prova dura tot giorni ed è il tempo che il team ha di valutare il nuovo ingresso. Se nei tot giorni di prova nessuno porterà il suo contributo sul nuovo assunto, il riferimento per la conferma del contratto previsto, sarà il parere del tutor. Fatevi dire dal tutor come intende organizzare la prima settimana di lavoro. Quali obiettivi si pone che il nuovo assunto impari, in modo che allo scadere dei 7/8 giorni operativi di lavoro, si possa fare il punto della situazione e decidere se proseguire il contatto o cessare l’esperienza.

Se avete deciso di proseguire il rapporto di lavoro, preparate la sua scheda personale, in cui vi siano elencati i criteri di valutazione generale e specifici e apprestatevi a fare la valutazione del personale una volta all’anno.

Contribuiscono alla valutazione dell’operatore: puntualità, affidabilità, precisione, diponibilità/cooperazione, livello di qualità delle mansioni e dei compiti affidati, consapevolezza delle responsabilità incaricate.

Alla valutazione segue un incentivo o un disincentivo. Esempio incentivante: ho eseguito la valutazione annuale, sono soddisfatto dei progressi che hai fatto, di come hai .. del fatto che …; pertanto ho pensato che se sei d’accordo ti affiderei … ti incaricherei di.. ti propongo di ….

Esempio disincentivante: ho eseguito la valutazione annuale, sono soddisfatto dei progressi che hai fatto, notto tuttavia che persiste … oppure … il livello di qualità di .. non è ancora perfettamente allineato, pensavo di incaricarti di .. di darti … di affidarti, preferisco però attendere che il livello di qualità di … sia perfettamente allineato agli standard definiti. In questo modo si disincentiva l’inerzia, l’immaturità professionale, gli alibi e i comportamenti viziati. Si dà l’opportunità di individuare in autonomia cosa correggere e dove agire sulle proprie performance.

La definizione degli obiettivi.
Nel team meeting si proclamano gli obiettivi del periodo. Gli obiettivi devono essere specifici, bando a termini quali “migliorare, crescere, puntare in alto, espandere” Se vogliamo migliorare si parla di aspetti precisi che aumentano o diminuiscono.

Vogliamo migliorare gli accessi allo studio. Da tot accessi dell’anno scorso puntiamo ad un aumento del tot per cento. Per farlo metteremo in pratica queste iniziative: …Vogliamo crescere il tasso di accettazione dei preventivi. Da tot percento di preventivi accettati all’anno su tot preventivi emessi, vogliamo passare a tot per cento di preventivi accettati immediatamente. Per farlo abbiamo pensato di modificare il tempo del colloquio, di cambiare le modalità di pagamento, di … Vogliamo puntare in alto, che per noi significa essere paragonati a …. insieme a … essere considerati “ i migliori professionisti del luogo. Per farlo abbiamo deciso di investire nella comunicazione, di organizzare … Vogliamo espandere il nostro team, integrando nuove competenze, abbiamo pensato di introdurre l’odontoiatria microscopica….

Gli obiettivi devono essere presentati in modo tale che al momento della verifica ci si possa basare su azioni concrete su aspetti oggettivi.

Lo stesso vale quando affidate compiti e obiettivi ai diversi ruoli del team. Siate precisi. Se affidate compiti, (ci pensi tu ad avvisare il postino di portare i pacchi la piano) ricordatevi di avvisare chi ha le responsabilità di quell’ambito. Se affidate obiettivi da raggiungere (ti occupi tu di riorganizzare il magazzino? ti prendi .. Quanti mesi ti servono? Hai bisogno di auto o sei autonomo? L’obiettivo è di avere una diminuzione degli sprechi, dei resi, degli scaduti ecc….)

E’ una gestione aziendale della professione, necessaria perché il mondo è cambiato e il libero professionista così come lo si intendeva 20 anni fa è cambiato. Del libero professionista è rimasta la forma giuridica, utile solo per bassi volumi di fatturato. Quando i flussi aumentano e di pari passo gli investimenti i costi e il fatturato, si valutano altre forme giuridiche che consentano predicibilità fiscale.

Di questo parlerà Gabriele Vassura nel 4° Master 2018 “Il Dentista manager”, mentre io proseguirò gli approfondimenti sui temi della gestione del team, del coordinamento dell’attività professionale.

Sarà un Master interessante, 4 week end ricchi di informazioni, strumenti e tecniche per evolvere la gestione della professione, da settembre 2018 a dicembre 2018 (28-29/09 – 26/27-10 16-17/11 14-15/12).

 

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