Qual è il modello organizzativo giusto? – Dentista manager

Torniamo sul tema dell’organizzazione dello studio dentistico ponendoci una domanda fondamentale: qual è il modello organizzativo giusto?

Il modello più adatto alla organizzazione del mio studio

Per rispondere a questa domanda bisogna aggiungere una postilla: qual è il modello organizzativo giusto per me?

Poichè non esistono modelli giusti e modelli sbagliati in assoluto, il modello organizzativo è la conseguenza della visione del leader, è parte degli obiettivi che ci si pone, dello stile che si persegue.

Organizzazione a matrice per processi

In ambito odontoiatrico e per team medio grandi, a me piace applicare l’organizzazione a matrice per processi.

E’ un mix tra l’organizzazione a matrice classica, ideale per le aziende medio grandi, e l’organizzazione per processi orientata al cliente.

Definiti i processi che guidano la creazione del servizio odontoiatrico, stabiliti i livelli di qualità ai quali si intende erogarli, si descrivono procedure e istruzioni operative al bisogno, e si attribuiscono i compiti e le responsabilità correlate.

In questo modo le persone sono costrette a conoscere l’intero processo a cui partecipano, si occupano in particolare di una sezione del processo con competenza e sanno qual è la sezione che viene prima e quella che viene dopo.

Tutto ciò realizza un virtuoso know how che consente di sopperire ad assenze di personale, senza abbassare il livello di qualità del servizio erogato: infatti la persona incaricata di una fase della procedura si attiverà tempestivamente appena intravederà il rischio che il livello di qualità dell’intero processo sia compromesso.

Lean Organization

C’è anche la Lean organization, che deriva dalla Lean production, il modello organizzativo della Toyota degli anni ’80 che Womack e Jones hanno illustrato nel libro “La macchina che ha cambiato il mondo “.

E’ un modello che prima di essere adottato va raffrontato con la cultura e il costume locale, perchè se non è vicino al modello orientale, può essere di difficile applicazione.

Organizzazione per processi

L’organizzazione per processi è centrata sul percorso che il paziente fa dal momento in cui contatta la struttura al momento in cui esce dalla struttura e attorno a questo vengono organizzati i processi diretti e indiretti, con la mappatura delle attività, la definizione dei compiti e delle responsabilità.

Organizzazione a dipartimenti

L’organizzazione a dipartimenti comporta un ruolo supremo che si interfacci con i responsabili di dipartimento i quali devono avere ampia autonomia operativa e gestionale. I vertici (direttore generale e direttori di dipartimento) si confrontano sugli obiettivi da raggiungere, sui vincoli, sulle risorse disponibili, sulla pianificazione strategica.

Ma cos’è l’organizzazione?

L’organizzazione è l’attività sistematica che consente di tenere sotto controllo l’andamento e la qualità dell’andamento. E’ come se si stabilisse che il prossimo anno voglio raggiungere questo fatturato, voglio aumentare questo tipo di prestazioni cliniche, sono disposto a investire questo tot, e lo voglio raggiungere all’insegna di questo livello di qualità”.

Tutto ciò che sta in mezzo tra l’obiettivo definito e il suo raggiungimento è organizzazione.

Organizzazione come mix tra obiettivi e strategia

Stabilito l’obiettivo a breve medio o lungo termine, si organizza il percorso a ritroso:

  1. si individuano le azioni efficaci (analisi dei competitori e del mercato per l’obiettivo di fatturato, ad esempio),
  2. si definiscono i livelli di qualità a cui si intende erogare la prestazione e il prezzo (se vi sono le forze finanziarie si può pensare a un prezzo molto vantaggioso per accumulare la richiesta, fare esperienza e dopo un po’ di tempo ricalibrare il prezzo e portarlo a margine),
  3. le risorse da investire determinano la quantità di prestazioni che posso sostenere a un determinato prezzo e
  4. la quantità di attività promozionale che posso fare a questo nuovo obiettivo.

Il processo organizzativo

Si descrive il processo organizzativo: come stimolare la domanda, come inserire il nuovo servizio nel sistema in essere, a chi si affidano i compiti, si specificano i livelli di qualità o i criteri di erogazione del servizio e si “disegna” il tutto sulla carta.

Quindi si informa il team, si ascoltano e si integrano i feedback utili, e si passa alla messa in pratica e al controllo periodico, per applicare in modo tempestivo eventuali correttivi.

Anche in area clinica serve organizzazione

Lo stesso accade nell’attività clinica in modo estremamente “naturale”, per esempio:

  • si stabiliscono gli obiettivi di cura,
  • qualcuno stabilisce le tecniche con le quali si intende raggiungere l’obiettivo di salute,
  • vengono stimati i costi di produzione dei diversi dispositivi medici su misura o impiantabili,
  • si valuta se si è totalmente autonomi o se ci vuole avvalere della collaborazione di terzi,
  • viene definito il piano di cura con tutte le relative sequenze operative,
  • si prepara il preventivo di cure per il paziente,
  • vengono esaminate le alternative terapeutiche e i compromessi accettabili, dopodiché se il paziente accetta si parte con la mesa in pratica e si opera e controlla fino a fine cura, quando gli obiettivi di salute sono stati raggiunti.

L’organizzazione di uno studio o di una azienda è una questione di linguaggio

I medici sanno organizzare i loro compiti perché lo imparano per svolgere la loro professione: è sufficiente adottare il linguaggio dell’organizzazione, contestualizzare, espandere su tutta l’attività ed ecco che l’organizzazione è fatta. Se la si affida a terzi per questioni di tempo e perché alla fine il medico ha studiato perché è appassionato di clinica, non di management.

L’attività clinica è ad alta soddisfazione, ci sono molti modi per sapere subito se hai operato bene, se puoi dirti soddisfatto della prestazione. Nella gestione meno, è un’attività ad alta frustrazione, perché richiede tempo per vedere i risultati, energie per guidare tutti verso gli obiettivi condivisi, competenze di relazione e comunicazione e fiducia, perché il risultato dipende dal team e non solo dal leader che lo guida tanto più il team è coeso tanto meglio viaggia l’attività professionale. Ci vuole resilienza per fare il manager.

L’organizzazione al Master Dentista Manager

Affrontare il futuro significa avere uno studio organizzato, basato su procedure “sicure” definite a tavolino sula base degli standard di qualità clinica e organizzativa e di questo parleremo nel prossimo Master Dentista Manager con Gabriele Vassura. Lui affronterà tutti i temi manageriali importanti per la gestione della professione, sia essa come collaboratore che come titolare, e io affronterò i temi organizzativi, i ruoli, la comunicazione, la leadership, la gestione dal punto di vista delle performance.

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Ti aspettiamo!

 

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