Lavorare in team – Dentista manager

Lavorare in team – Dentista manager

Perché si lavora in team?

Quando si desidera produrre un servizio o un prodotto qualitativamente e/o quantitativamente superiore ci si organizza con un team che cooperi alla realizzazione del servizio o del prodotto.

All’interno di questo team vi saranno o si svilupperanno competenze specifiche, attitudini, esperienza e professionalità che saranno messe a disposizione dell’obiettivo finale.

Il team odontoiatrico ha finalmente completato i suoi ruoli:

  • c’è l’odontoiatria, declinato in tutte le sue specializzazioni (parodontologo, implantologo, ortodontista, endodontista protesista gnatologo, pedodontista, chirurgo ecc)
  • c’è l’assistente di studio odontoiatrico (riconosciuta con il DPCM 9 febbraio 2018)
  • c’è l’igienista dentale e la segretaria nelle sue declinazioni (amministrativa e di front office e/o office manager)
  • C’è l’imprenditore, ovvero il dentista Manager.

Servono tutti questi ruoli per produrre un buon servizio di salute orale al paziente.

Il dentista può fare tutto da solo?  E’ la sindrome del tuttologo che a volte coglie il dentista: certamente il dentista può svolgere da solo ognuno di questi ruoli con il risultato di produrre di meno in termini numerici e di aumentare il rischio di produrre a un livello qualitativo più basso, a volte per limiti operativi (situazioni anatomiche particolari che richiedono l’aiuto del ruolo ausiliario), a volte per richieste di elevate conoscenze amministrative e/o relazionali.

Abbandoniamo quindi l’idea di svolgere una professione ad alta complessità organizzativa in solitudine e pensiamo invece a come organizzare e gestire il team.

 

Team piccolo o team grande?

E’ questa la prima domanda da porsi quando si sceglie di lavorare in team.

Le dinamiche di gestione di un team piccolo sono diverse da quelle di un team grande. Un numero ridotto di persone, dove ognuna assume più ruoli, consente riunioni più snelle, decisioni più rapidi. Il flusso del lavoro è meno parcellizzato perché è quantitativamente minore, pertanto le dinamiche si analizzano più velocemente e le decisioni sono più rapide.

E’ il caso di 1 medico e 1 ausiliario con innesto di 1 o 2 collaboratori esterni. Se il ruolo ausiliario riveste: il ruolo di ASO clinica, il ruolo di segretaria di front office, il ruolo di segretaria di amministrativa, il ruolo di office manager, il ruolo di ASO addetta ai processi indiretti dello studio (sterilizzazione, laboratori magazzino per citare i principali) e il medico odontoiatria riveste il ruolo di clinico, di imprenditore, di leader e di manager… è probabile che basti una riunione alla settimana, in cui esaminare il flusso dei pazienti, la preventivazione e programmazione dei casi clinici, l’esecutività dei casi clinici, l’organizzazione dei processi indiretti di supporto, ed una riunione al mese per esaminare il processo di gestione.
Lo studio potrebbe essere attivo 4 giorni e mezzo e dedicare 1/2 giornata alla riunione per la gestione dei flussi clinici e gli approfondimenti di ordine e pulizia necessari, ed essere produttivo 17 giorni e mezzo al mese, perché mezza giornata sarebbe dedicata al processo di gestione dell’attività professionale.

Nel caso di un team a 3 membri (medico, ASO e segretaria) il ritmo e la durata delle riunioni organizzative può restare lo stesso, integrando la visione amministrativa del paziente nella visione di pianificazione organizzazione clinica.

Ma immaginate un team a 5 o più membri, il flusso clinico che si processa è più sostenuto, le variabili e le decisioni da prendere anche solo dal punto di vista clinico possono richiedere cooperazione clinica tra professionisti e sicuramente la complessità organizzativa è maggiore.

Un team ha bisogno di organizzazione per funzionare.

 

Team permanenti e team di progetto

Alcuni team sono permanenti, come quelli legati all’organizzazione, altri sono temporanei. Prendono in carico lo studio di fattibilità di un progetto e si sciolgono quando lo studio è terminato.

 

Come si lavora in team?

Si è inseriti in un team in base ad un ruolo che si riveste o che viene attribuito in funzione del team.

Si pensi ai team di progetto, potrebbero essere guidati da una persona il cui ruolo è ausiliario, e tuttavia assumere la direzione del team per esperienza specifica o professionalità acquisita o conoscenza del progetto.

Quindi il primo requisito per ben lavorare in team è capire in quale ruolo si è presenti nel team. Capito il ruolo affidato e le aspettative correlate, sarà più facile entrare in sinergia e portare il proprio contributo. Il ruolo identifica delle responsabilità affidate, degli ambiti di competenza, dei compiti di cui ci si occupa e va inoltre tenuto presente che la persona che riveste il ruolo potrebbe essere esperta ed avere una storia aziendale di molti anni, oppure essere appena entrata nel team, ed essere ancora in fase di tutoraggio.

I successi si costruiscono, con la forza della determinazione, con l’energia del team che è maggiore di quella di un gruppo di individui che lavorano insieme.

In un team ognuno ha il proprio ruolo, le proprie responsabilità affidate, conosce le aspettative correlate al proprio ruolo e conosce il proprio livello di esperienza.

Ogni ruolo presuppone una certa autonomia e discrezionalità operativa e gestionale, tuttavia avere la capacità di chiedere aiuto è fondamentale. Chiedere aiuto quando si lavora in team, significa essere concentrati sull’obiettivo finale, sul bene comune e aver capito che la propria inesperienza può ostacolare o rallentare il raggiungimento del risultato.  In un team organizzato, composto da ruoli professionali ben dichiarati, non c’è posto per comportamenti immaturi, per gli imboscati per gli scarica barile, per i “non so o non c’ero”, i “non sono stato io”, per tutti quei comportamenti che invece di favorire la cooperazione la boicottano.

 

Cultura dell’efficienza o cultura dell’efficacia?

La cultura aziendale è l‘insieme degli assunti fondamentali che guidano l’organizzazione. L’insieme di valori, metodo, approccio, comportamenti che un’organizzazione decide di darsi in relazione al livello di qualità che intende erogare.

La cultura aziendale ha ovviamente a che vedere con il Leader, con il suo stile di leadership.

Un leader formale, direttivo o autoritario, accentratore, tenderà a dare compiti vincolati da istruzioni operative precise, a dare incarichi formali, a richiedere verbali di riunione e fare scelte rapide a basso confronto.

Un leader che adotta uno stile partecipativo, autorevole, che delega e controlla, darà autonomia operativa e gestionale e baderà alla sostanza dei risultati più che al modo in cui si sono raggiunti, fatto salvo il rispetto della cultura aziendale degli standard di qualità definiti. Tenderà a fare riunioni più lunghe ad ascoltare il feedback dei partecipanti, ad arrivare a soluzioni promosse e condivise in team.

 

La comunicazione nel team

Chi guida e orienta il team meeting?

Gestire le riunioni è un’arte che si può imparare. Le dinamiche di socializzazione portano le persone ed entrare in contatto nei modi più diversi e unici come uniche sono le persone.
Quando riunisci il team per una riunione capisci di averlo organizzato e condotto bene se inizi puntuale, raggiungi gli obiettivi che ti sei prefissato, ti porti a casa qualcosa di nuovo e utile, finisci all’ora prevista e il clima è partecipe e cordiale.

Per arrivare a questo obiettivo, è necessario organizzare la riunione nella fascia oraria “giusta” nel giorno” giusto “nel “periodo adeguato dell’anno, dove per giusto si intende giusto per l’organizzazione.

Bisogna darne comunicazione per tempo, fare in modo che tutti diano lo stesso indice di priorità alla riunione, informare sulla necessità di arrivare alla riunione preparati sugli argomenti all’ordine del giorno e specificare ciò che è espressamente escluso dalla riunione perché rimandato ad altra sede.

 

Vuoi essere un dentista manager?

Lavorare in team sarà il terzo degli argomenti che io affronterò nel 4° Master 2018 il Dentista Manager.

Gabriele Vassura affronterà i compensi dei collaboratori, l’analisi dei risultati economici dell’attività e altro ancora.

Sarà un Master interessante, 4 week end ricchi di informazioni, strumenti e tecniche per evolvere la gestione della professione, da settembre 2018 a dicembre 2018 (28-29/09 – 26/27-10 16-17/11 14-15/12).

 

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