I ruoli nel team e le riunioni – Dentista manager

I RUOLI NEL TEAM.

Quando si parla di team, si parla di ruoli, di valori comuni e di obiettivi da raggiungere insieme. I team hanno la peculiarità di valorizzare le competenze, si arricchiscono con le differenze. Se si parla di team e di ruoli, il pensiero va alle riunioni perché è nell’atto di riunirsi che il team si confronta e cresce.

LE RIUNIONI: QUANDO FARLE, COME INDIRLE, COME GESTIRLE.
Le riunioni sono opportunità di incontro, sono uno spazio in cui portare il proprio contributo. Affinchè siano efficaci vanno pianificate per tempo. Ogni organizzazione deve avere il suo piano riunioni. Le riunioni dell’anno si pianificano con 5 mesi di anticipo. Vale a dire che a luglio si progetta l’anno successivo. Si verifica il calendario, si guarda come cadono le feste, gli eventi culturali principali del settore e si collocano in agenda in modo che tutti possano prendervi parte.

Quante riunioni durante l’anno? Dipende dal modello organizzativo scelto e dalla dimensione dello studio, io suggerisco di fissare 6 riunioni durante l’anno. E’ molto probabile che una salti o che diventi una riunione “di dipartimento”, tuttavia 6 riunioni sono a mio avviso il numero giusto.

  1. La prima riunione analizza la conformità burocratica
  2. La seconda riunione analizza i processi indiretti
  3. La terza riunione analizza la comunicazione e il marketing
  4. La quarta riunione analizza l’andamento economico finanziario e si abbozza il piano riunioni dell’anno successivo
  5. La quinta riunione analizza gli aspetti clinici o operativi del settore
  6. La sesta riunione analizza l’anno trascorso e misura obiettivi previsti e raggiunti, analizza gli scostamenti.

Che differenza c’è tra una riunione e un team meeting? Una riunione è un incontro di lavoro che avviene solo tra operatori coinvolti e interessati all’ordine del giorno. Un team meeting è un incontro a cui partecipa tutto il team e che tratta argomenti e informazioni utili a tutti.

In quale momento della giornata si collocano? Le riunioni ideali sono all’inizio della giornata lavorativa. Le riunioni in tarda mattinata, possono subire dei ritardi, essendo la professione odontoiatrica soggetta alla puntualità del paziente e soggetta a variabili e imprevisti. Le riunioni dopo pranzo, possono risentire dell’andamento giornaliero, delle urgenze ad esempio, le riunioni serali sono da evitare. Iniziare puntuali può richiedere stress e le persone hanno sulle spalle almeno 4-6 ore di lavoro, predisporsi alla riunione può essere elemento di stress e condizionare il clima e la comunicazione.

Quanto deve durare una riunione? Dipende dal numero di persone che vi partecipano e dalla frequenza con cui si indicono. Se si adotta lo schema delle 6 riunioni anno e considerato che si coinvolgono solo gli operatori interessati all’ordine del giorno, il tempo minimo è 2 ore.

Quanto deve durare un team meeting? Un team meeting presuppone uno staff medio grande (+di 5 persone) richiede un tempo medio di 3 ore come base, espandibile a 4 se si inserisce un break.

Come si comunica una riunione? Le riunioni e i team meeting dell’anno successivo vanno pianificate con 5 mesi di anticipo. Vanno rese note all’intero team via mail, inserendo nella mail la richiesta di avviso di lettura.
L’oggetto della mail sarà: CALENDARIZZAZIONE PROVVISORIA RIUNIONI E MEETING ANNO PROSSIMO. Il corpo della mail riporterà i macro ambiti di analisi dei diversi incontri.
L’ordine del giorno delle riunioni va comunicato 45 giorni prima, per dare il tempo alle persone di focalizzarsi sugli argomenti e prepararsi adeguatamente. E’ normale che in un sistema organizzato se 45 giorni prima della riunione non si è ancora inviata la mail di pianificazione, si ricevano richieste dai membri del team.

Come si compone l’ordine del giorno della riunione? Posto che l’ambito di analisi della riunione è già stato previsto, nel comporre l’ordine del giorno della riunione si possono usare due schemi: prima gli argomenti più rilevanti, quelli che richiedono maggiore analisi e decisioni, e per ultimo gli argomenti a bassa analisi dalle decisioni “logiche”. Oppure il contrario, iniziare con gli argomenti a bassa analisi ed evaderli rapidamente per poi dedicarsi agli argomenti che richiedono un tempo di analisi o decisioni più complesse.

Chi conduce la riunione? Questo è un aspetto fondamentale. Arrivate in riunione con i ruoli ben chiari in mente. C’è il conduttore di riunione, una persona che scandisce il tempo, che contiene le dispersioni, che partecipa ascolta e guida all’insegna dell’utilità del contributo. C’è il leader, colui che a seconda dello stile di leadership che ha scelto, apre la riunione, dichiara lo scopo della riunione, gli obiettivi della riunione, le aspettative in relazione ai contribuisce che gli elementi del team sono tenuti a dare. L’Ideale è fare in modo che alle riunioni partecipino personalità con attitudini diverse: Il visionario, il creativo, l’analizzatore, il metodologo, l’esteta, il pratico, il critico, il negoziatore, il facilitatore. Un persona può essere un visionario ed un esteta, stimolerà scenari futuri da raggiungere e avrà a cuore l’eleganza dei modi e la percezione dei processi, un creativo facilitatore apporterà il suo contributo originale, medierà tra le diverse idee con spirito proattivo e partecipe, l’analizzatore e il pratico si concentreranno sulla realizzazione del processo, sulle sequenze sulle priorità, il critico scoverà le incoerenze, gli angoli bui, il negoziatore troverà i punti di equilibrio. Chi tra le conclusioni della riunione? Conduttore e leader lavorano affiancati. Il conduttore al termine dei contributi apportati e dei punti di equilibrio individuati, riassume gli aspetti chiave del processo analizzato, le sintesi cui si è giunti e il leader perfeziona approva o rettifica e fa mettere a verbale. Decide il chi fa cosa e stabilisce la data di feedback.

Mettere a punto un sistema organizzato basato sulle riunioni periodiche, richiede circa 3-4 anni per andare a regime. Il primo anno si subisce il processo che il consulente mette in atto, il secondo anno si consapevolizza e si intravede la logica del progetto, il terzo anno si è consapevoli e centrati, dal quarto anno è possibile gestire il tutto in autonomia, assorbendo il metodo organizzativo.

Team ad alta o bassa gerarchia?

Un team ad alta gerarchia è un team vincolato nei ruoli e nei compiti, l’analisi della trasversalità dei processi è frammentata, le scelte innovative e i cambiamenti sono vissuti come problemi anziché come opportunità. La leadership è autocratica o paternalistica.
In un team ad alta gerarchia il clima è più formale, gli incarichi sono precisi, i processi decisionali sono più semplici perché la comunicazione è a due vie (dal vertice alla base e viceversa), il potere di influenza del leader è centrato sul suo prestigio.

Un team a bassa gerarchia è un team ad alto indice di cooperazione, l’analisi dei processi ha un alto indice di feedback, i membri del team partecipano apportano il loro contributo, l’incontro e lo scambio sono un valore. La leadership è partecipativa e democratica. La comunicazione è trasversale.

In un team a bassa gerarchia, i ruoli sono percepiti meno netti, in forza della cooperazione e si può generare confusione. La partecipazione può diventare divagazione, lo sforzo di contenimento è maggiore in un team a bassa gerarchia, il gruppo innesca le sue dinamiche con il conformismo di gruppo, le relazioni interpersonali i sottogruppi possono ostacolare le decisioni.

Di questo parleremo nel 4° master 2018 “il Dentista Manager” con gabriele Vassura. Lui tratterà la pianificazione strategica dell’impresa, la microeconomia della professione, io approfondirò gli argomenti di cui sopra per dare ai partecipanti tutti gli strumenti necessari per cambiare il modello di gestione dello studio odontoiatrico ed essere pronti alle sfide che il futuro porta con sé.

Sarà un Master interessante, 4 week end ricchi di informazioni, strumenti e tecniche per evolvere la gestione della professione, da settembre 2018 a dicembre 2018 (28-29/09 – 26/27-10 16-17/11 14-15/12).

 

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